木工機械あれこれブログ

事務仕事の効率化①「年賀状の保管」

こんにちは！
機械屋ジーエムの吉見です。
今回は事務の効率化のご紹介です。
「働き方改革」と世間では生産性向上の為の仕事の効率化をぐいぐい推していますよね。
実際皆様の会社ではどうなのでしょう？
うちの会社も従業員さんに定時で帰ってもらうための工夫をたくさんしているのですが、
普通にしていると仕事って増えていくばかりですよね。
お客様の為に「良き」と思われることは取り入れたい思いがあるので、切り捨てって本当に決断力が必要です。
いつか使うかも？と思って増えていく書類。増えていく業務。何かを捨てなければスペースはすぐに埋まってしまします。
これは、机の上、中、書類棚、自分の頭の中も一緒です。
私は3年ぐらい前から書類保管のために、「ScanSnap」「Evernoto」を使っています。
スキャンした書類を放り込むだけなので、捨てる前の保険としても気持ちが楽になります。
名刺管理としても優秀です。会社名や名前で簡単に必要な名刺が呼び出せます。「Evernote」での名刺管理は展示会などでの
名刺交換した大量のお客様の、早急なデータ化にもとても役立ってます。
名刺は表裏の両面読み取りますので、裏面に書いてある支店や業務内容の確認もできますよ。
今回は「年賀状」を読み取ってみました。
できました、両面読み取れています。会社名で検索すればちゃんと必要な年賀状を呼び出してくれます。
すごい！！古い捨てられない年賀状がたくさんあったのですが、（会長命令でして、住所を探すときに役立つからといわれ保管してました。）今の時代、インターネットで調べれば住所も電話番号もわかるのですが、いまだにＨＰのない会社さんもあるので
捨てるにすてられない状態でした。これで、データでの保管ができます。バンザーイ！保管棚にスペースがにできます。
ちょと遊び心で、読み取り機能を使って「お年玉付き年賀状の当選番号」を検索してみたのですが、それは読み取りできませんでした。残念。
また、私がしている「生産性向上の為の事務の効率化」をご紹介しますね。
読んでくださってありがとうございました。

「Evernote」に入れた状態です。
年賀はがきの両面が読み取れています。